Afinal, qual a finalidade de um SI?

Acho interessante como, ainda hoje, há profissionais que não sabem qual é a real finalidade de um Sistema de Informação. Não falo apenas de profissionais de informática (que, convenhamos, é inadmissível não saberem) mas de profissionais de qualquer área de trabalho. Não que seja uma obrigação de um profissional, que não seja de informática, saber o que é um Sistema de Informação e muito menos para que serve. Mas em pleno 2004 é triste vermos que conceitos básicos de administração e informática ainda não estejam com um mínimo de conhecimento assimilado por parte dos profissionais em geral, ao menos os que lidam diretamente com tomadas de decisão.

Em 2003, eu estava em fase de finalização de um projeto de catalogação de imagens e documentos em um jornal na cidade de Goiânia. E após a primeira apresentação ao pessoal que iria lidar diretamente com a catalogação de tais imagens e documentos, fui questionado quanto à forma desta catalogação. Foi então que eu vi a necessidade de uma pequena reunião com todos os envolvidos no projeto (analistas, programadores e futuros operadores do sistema) para explicar a real finalidade de um Sistema de Informação. Comecei a reunião com uma simples pergunta:

- Quem entre vocês sabe para que serve um cadastro de clientes?

Entre os que ousaram responder, foram unânimes:

- Ora, para cadastrar clientes!

Então eu entendi que aquela reunião seria muito proveitosa no sentido de explicar alguns fundamentos básicos de administração e, também, de análise de sistemas. O questionamento que havia surgido em relação à forma de catalogação das imagens e documentos na base de dados estava relacionado à complexidade (ou buracratização, que foi o termo usado) desta catalogação.

Para que seja entendido o que estava acontecendo, farei uma breve explanação sobre o projeto, que serve para catalogar as imagens (fotografias) de um jornal, para sua posterior utilização nas publicações deste jornal. Ou seja, estamos digitalizando as fotos (scaneando se preferir) e não utilizando mais as de papel por motivos óbvios (demora para encontrar as fotos, necessidade de várias cópias para utilização em vários editoriais - setores - do jornal, perigo de perda por motivo de rasgos, envelhecimento ou perda mesmo por alguém que estava com a foto).

Para isto é necessário o cadastro de algumas informações em relação à foto, o que os profissionais da área chamam de "leitura da foto". Ou seja, em uma foto do presidente Lula devem ser cadastrados dados como: "Presidente da Republica", "Luiz Inácio Lula da Silva", "Administração 2003-2007", "Reunião com Ministros", etc. Isto para a possível busca desta imagem quando da necessidade de sua utilização.

Pronto! Já sabe o suficiente para entender esta matéria. Continuando. O questionamento era sobre a complexidade do cadastro destas informações e o cadastro da foto em si. Agora vou responder a pergunta sobre o cadastro de clientes:

"- Serve para consultar clientes!"

Parece óbvio não é? Mas, infelizmente esta idéia não é tão clara assim. Um cadastro de qualquer tipo de informação serve apenas para a sua posterior consulta, senão não haveria motivos para seu cadastro, certo? Bem... Se há a necessidade de cadastro de alguma informação é porquê ela é importante, e isto nos obriga a cadastrá-la de uma forma que, quando necessitarmos desta informação, ela esteja rapidamente ao nosso alcance e que seja uma informação confiável. Infelizmente, para que isto seja possível (informação rápida e correta), devemos tomar certas precauções no cadastro da mesma o que torna, muitas vezes, o cadastro uma coisa "chata" ou "burocrática". Fazer o quê? É assim que as coisas funcionam.

É claro que existem algumas exceções como é o caso do "cadastro de clientes" que eu mesmo utilizei (propositadamente) como exemplo. Se você estiver cadastrando seu cliente em um balcão de sua empresa, quanto menos demorar o cadastro, mais confortável será o atendimento a este cliente mas, mesmo assim, devemos respeitar os limites mínimos de informação que devemos ter mesmo sobre este cliente. Você não vai vender a prazo a um cliente sem ao menos saber seu telefone, endereço e CPF, certo?

Voltando ao nosso "cadastro de fotos", esta é uma situação totalmente diferente da descrita acima (do cliente). O jornal precisa encontrar rapidamente as fotos que serão utilizadas em suas publicações, e não pode correr o risco de editarem uma foto que não tenha conotação alguma com a matéria publicada. Isto nos leva a "burocratizar" o cadastro. Infelizmente, neste caso, podemos utilizar da máxima: "os fins justificam os meios". Nós sabemos que quanto mais confiável e rápida uma informação, mais difícil será o cadastro da mesma, ou seja, haverá uma menor produção no cadastro desta informação por motivos de algumas precauções em seu cadastro. Será um em detrimento do outro. Quanto maior a agilidade e confiança na consulta tanto menor a quantidade cadastrada por unidade de tempo (por dia, por hora, etc). E, quanto maior a produção (quantidade cadastrada por unidade de tempo) menor a agilidade e confiança na consulta da mesma.

Eu queria, com estas palavras, elucidar, para quem ainda tem este tipo de dúvida, que a prioridade sempre será a obtenção da informação no momento da necessidade de utilização desta informação (apesar de achar que isto é uma idéia muito clara).