GP3: Gestão de projetos - Parte IV

No dia 2 de agosto de 2008 o portal UOL publicou matéria "Entregando o ouro" em que é tratado o custo do projeto dos Jogos Panamericanos do Rio realizados no ano de 2007. Pois bem, na reportagem são apresentadas informações sobre a evolução do orçamento e os gastos reais do evento.

A previsão inicial de gastos feita em 2002 pelo Comitê Olímpico Brasileiro era de R$ 414 milhões. Em 2005 o comitê organizador do evento publicou uma nova previsão de gastos de R$ 949 milhões, ou seja, 130% acima da previsão inicial. O gasto real divulgado em agosto de 2007 foi de R$ 3,7 bilhões.  

Alguns podem imaginar que esse tipo de erro ocorre apenas no setor público. É verdade que o exemplo do Pan é um tanto extremo, mas na iniciativa privada não é exceção o projeto que, para entregar o escopo planejado no prazo estabelecido acaba consumindo mais recursos do que o previsto inicialmente.

Os projetos de implantação de sistemas ERP ficaram notórios na década de 90 por grandes estouros de orçamento. Diversos fatores podem levar a diferenças entre os gastos previstos e os reais de um projeto.

Alguns exemplos que podem levar às diferenças

• Mudança do escopo do projeto ao longo do tempo
• As estimativas de custos foram subdimensionadas durante o planejamento
• Os preços de compra mudaram durante o projeto
• Para acelerar as atividades do projeto foram necessários gastos não previstos inicialmente
• A execução do projeto foi deficiente e levou a necessidade de gastos adicionais
• A falta de coordenação de atividades ocasionou o retrabalho e desperdícios de recursos
• Surpresas aconteceram durante o projeto e que não foram previstas ou consideradas durante o planejamento de custos 

O planejamento de custos do projeto depende fortemente dos planos de Tempo e Escopo. Uma das principais fontes das diferenças entre previsto e real é a falta de qualidade dos planos de escopo e prazo.

A pressa para elaboração do orçamento preliminar do projeto pode levar a construção de um plano financeiro sem que aspectos importantes da execução do projeto sejam considerados na elaboração dos planos.  

É evidente que as diferenças entre os custos planejados e reais são indesejáveis em qualquer instituição seja ela publica ou privada. Esse tipo de erro pode levar até ao aborto do projeto. 

1. Estimativas de custo: levantamentos dos custos aproximados para os recursos humanos, materiais e de conhecimento que serão necessários para realização das atividades do projeto.
2. Orçamento do projeto: somatória dos custos individuais estimados para os recursos necessários para todas as atividades do projeto.
3. Controle de Custos: acompanhamento e influencia sobre as alterações que podem ocasionar desvios de custos em relação ao orçamento do projeto. 

10 ações para melhorar o Gerenciamento de Custo do Projeto

1. Não minta para você mesmo. Não minta para os outros.
2. Resista à tentação de planejar os custos do projeto com base na verba disponível. Você vai conseguir, mas lembre que o papel é o melhor amigo do homem, ele aceita tudo.
3. Aprenda com o passado da empresa. Analise os dados de custo de projetos anteriores.
4. Crie e invista para manter uma base de conhecimento de custos dos projetos da empresa.
5. Atenção para os riscos do projeto. Desenvolva e estime custos das ações para lidar com os riscos (se alguém da equipe disser que isso é burocracia, mande fazer um treinamento).
6. Não planeje os custos se os outros planos (especialmente os de prazo e escopo) não estiverem bem definidos. E lembre-se da ação #1.
7. Não seja ingênuo. Atualize o orçamento durante o projeto.
8. Leia um livro sobre Análise de Valor Agregado (Earned Value Analysis).
9. Controle! Controle! Controle!
10. Sempre promova a comunicação da equipe. 

Essa série de matérias é produzida pela PROAGE empresa que desenvolve e comercializa o software de gestão de projetos GP3. 

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