GP3: Gestão de projetos - Parte II

Agora, vamos começar a tratar de cada área especifica de conhecimento de gestão de projetos. Começaremos, então, pela Gestão de Escopo. Apesar de não ser um conceito muito claro para todos, é muito fácil entender o que é a 'Gestão de Escopo' de um projeto. Quem nunca passou por aquela experiência, rara é verdade, de acordar num sábado chuvoso e dizer: "Hoje eu vou arrumar aquela bagunça na escrivaninha"?

Muito bem, não raro, essa experiência termina ao anoitecer com você exausto e tendo arrumado a escrivaninha, as gavetas, o armário, o sapateiro, etc, etc, etc. Em casos mais extremos termina com você chegando à conclusão que essa casa já está pequena demais para vocês. Isso é fruto do espírito de realização que existe dentro de cada um de nós.

O problema é que no final do sábado as pessoas ao seu redor como esposa (ou marido), filhos, amigos estarão reclamando do impacto que SEU projeto teve para o sábado DELES.

Pois é, isso é o que pode acontecer com os projetos que se iniciam com escopo mal definido. Ele pode aumentar de tamanho, mudar, não atingir os objetivos iniciais, demorar mais, ficar mais caro, etc.

A boa Gestão do Escopo passa pela definição clara do que deve ser feito durante o projeto e de como isso será realizado. Essa definição deve ser feita com base nos resultados esperados para o projeto e nas restrições que se terá para sua realização.

Ainda mais importante é a definição do que NÃO SERÁ FEITO durante o projeto. Isso serve de proteção às 'vontades' que sempre acontecem durante a realização do projeto. Em geral, pensar antes no que não vai ser feito serve de garantia para que o resultado traçado inicialmente seja alcançado.

Nesse ponto você já deve ter pensado "isso é fácil de ser dito, mas na prática quando um projeto começa, nem mesmo o cliente sabe muito bem o que quer com esse projeto. Como eu posso definir o escopo do projeto?". Muitas vezes isso é verdade. Alguns dizem que isso é verdade na maioria das vezes e, em determinadas empresas, pode-se dizer que isso é verdade para todos os projetos. Entretanto, essa dificuldade não nos abstém da necessidade de definir o escopo do projeto. Avançar o projeto sem uma boa definição de escopo é um passo largo na direção do seu fracasso.

Depois de definido o escopo é preciso controlá-lo. Caso contrário, quando você perceber, já estará "arrumando o armário". Não há nada de errado em mudar o escopo do projeto. O problema é que isso não pode ser feito sem a consideração do contexto como um todo. Qual será o impacto dessa mudança de escopo no tempo do projeto? Na sua qualidade? Quais os riscos dessa mudança? Essa mudança pode trazer algum custo?

Work Breakdown Structure - WBS
Uma ação importante para definição do escopo do projeto é transformar a declaração de 'resultados esperados do projeto' em uma lista de atividades que precisam ser realizadas. Para fazer isso é preciso 'quebrar' sucessivamente o 'resultado esperado do projeto' em partes menores e menores. Essa divisão deve ser feita até que seja atingido o nível de detalhe que se pretende gerenciar. O nível mais detalhado é chamado de 'pacote de trabalho'.

Este processo é a base de uma ferramenta de Gestão de Projetos chamada Work Breakdown Structure - WBS (estrutura analítica do projeto - EAP). Com a WBS, projetos de qualquer tamanho são 'quebrados' até os níveis mais adequados ao gerenciamento das atividades

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Exemplo de WBS

1. Seja específico e claro com relação ao resultado esperado;
2. Deixe claro o que não se espera do projeto;
3. Mantenha o foco;
4. Ouça todos os interessados;
5. Coloque as coisas no papel;
6. Pens e nos detalhes;
7. Não se fixe nos detalhes;
8. Atente-se para as restrições;
9. Meça, examine e verifique. Monitore o trabalho;
10. Sempre promova a comunicação da equipe.